Empresa del sector minero e industrial, enfrentaba desafíos en la gestión y contabilización de facturas debido a procesos manuales repetitivos y propensos a errores. La implementación de un Bot, permitió automatizar estas tareas, optimizando tiempos, asegurando el cumplimiento normativo con el SII y mejorando la eficiencia operativa en su administración financiera.
Para abordar los desafìos, se implementó un Bot con tecnologìa Rocketbo, para automatizar los procesos. A continuación, se detallan los componentes y pasos clave de la solución:
- Lectura Automatizada de Correos Electrónicos
El Bot se encarga de leer y filtrar automáticamente los correos electrónicos entrantes, para identificar aquellos recibidos desde el SII que contienen los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en formato XML. Este proceso elimina la necesidad de revisar manualmente, acelerando la captura de información. - Extracción y Procesamiento de Datos de Archivos DTE: Una vez identificado el DTE, el Bot extrae la información relevante (como montos, proveedores y detalles de facturación) directamente del archivo XML. Estos datos se consolidan en un reporte de DTE, el cual se utilizará en la gestión contable.
- Descarga del Registro de Compras y Ventas del SII: Paralelamente, se automatiza la descarga del registro de compras y ventas del Servicio de Impuestos Internos (SII), que contiene las facturas pendientes de aceptación. Esta acción permite comparar y validar la información extraída de los DTE con los datos oficiales del SII.
- Cruce de Información entre Múltiples Fuentes: La solución integra tres fuentes de datos críticas: Este cruce de datos permite identificar discrepancias, confirmar la validez de las facturas y diferenciar entre facturas de proveedores y otros tipos de documentos (por ejemplo, facturas o boletas correspondiente a gastos de trabajadores o de servicio).
- RINDE Gastos: Reporte interno de gastos.
- Reporte DTE:Consolidado de información extraída desde archivos DTE en formato XML».
- RCV del SII: Registro de Compras y Ventas con facturas pendientes de aceptación.
- Contabilización en SAP: Finalmente, el proceso culmina con el ingreso de datos en el sistema SAP. Esta integración garantiza que la contabilización de las facturas se realice de manera precisa y oportuna.
Impacto:
La implementación de la automatización, tuvo un impacto significativo al mejorar la precisión en la ejecución de las tareas, optimizando los procesos de lectura, extracción, aceptación y contabilización de documentos. Esto permitió una mayor eficiencia, reduciendo la intervención manual y los errores, y liberando a los equipos de tareas repetitivas para enfocarse en actividades de mayor valor.
Si tienes alguna iniciativa en tu empresa, contáctanos, te guiamos en la ruta hacia la automatización y transformación digital.
