En el dinámico sector del packaging, una empresa líder se enfrentaba a retos significativos en sus operaciones administrativas, financieras y contables.
La intensa carga de trabajo manual, asignación de tareas poco eficiente, comunicaciones tardías, procesos sobrecargados de verificaciones y la dependencia de herramientas como el correo electrónico y WhatsApp para el seguimiento de procesos, estaban complicando su fluidez operativa. A estos se sumaban otros desafíos emergentes en la cadena de suministro, exacerbando la necesidad de una transformación.
Requerimiento:
Ante la necesidad de una estrategia integral que no solo abordará, sino que transformará estas complejidades para impulsar la eficiencia y mantener la competitividad en el mercado, nuestra propuesta fue clara: Redefinir la eficiencia mediante la optimización de procesos y de esta forma potenciar la rentabilidad del negocio.
Solución:
A través de nuestro Taller de Levantamiento de Procesos y un acompañamiento continuo, nos sumergimos en el corazón operativo de la empresa en un viaje hacia la excelencia operativa, donde identificamos y refinamos los procesos críticos, abarcando todas las áreas comprometidas.
Un viaje en 3 etapas para el Levantamiento de Procesos:
Identificación de Procesos Clave:
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- Iniciamos con sesiones estratégicas, con los líderes de cada área para identificar los dolores de la empresa, el mapa de procesos y los procesos claves a indagar.
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- Analizamos exhaustivamente cada uno de los procesos claves, evaluando la eficiencia, la efectividad y la alineación con los objetivos estratégicos de la empresa.
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- Revisamos los resultados del análisis de procesos y priorizamos los procesos para levantar y documentar posteriormente en detalle.
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Análisis y documentación de procesos:
- Por cada proceso priorizado, realizamos reuniones con los colaboradores clave, con una participación activa de cada uno de ellos para comprender la dinámica operativa actual y las necesidades del proceso.
- Con la información levantada, diagramamos el proceso actual (modelo AS IS) y lo documentamos, describiendo cada actividad, recursos necesarios y los tiempos de ejecución.
- Una vez, el proceso diagramado y documentado, lo analizamos e identificamos áreas de ineficiencia, redundancias o cuellos de botella y propusimos mejoras que incluyeron soluciones tecnológicas para automatizar tareas manuales, mejorar la comunicación entre equipos y optimizar los flujos de trabajo.
- Presentación y revisión de las propuestas de mejora para determinar cuáles se podrían implementar a corto y largo plazo, y su nivel de prioridad.
Oportunidades de mejora y plan de acción:
- Desarrollamos un Plan de Acción detallado que delineaba las actividades necesarias para implementar las propuestas de mejora revisadas y definimos responsables de su ejecución.
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Acompañamos y realizamos el seguimiento del progreso del Plan de Acción con los responsables para asegurar su implementación efectiva y oportuna en conjunto con reuniones periódicas para revisar el estado de las actividades y abordar cualquier desafío que surgiera.
Resultados:
El cliente logró transformar notablemente sus procesos siguiendo un plan de acción: marcado por la simplificación de tareas, comunicación interna fluida, optimización en el uso de recursos digitales para seguimiento de procesos, y fortalecimiento de la cadena de suministro con apoyo de tecnologías.
Esta transformación no solo revitalizó las operaciones internas, sino que también marcó el inicio de la era de transformación digital para la empresa, promoviendo una cultura de mejora continua, crucial para la adaptación y liderazgo en un entorno empresarial dinámico.
«Este caso resalta la importancia de la adaptación a las tendencias digitales, demostrando cómo el levantamiento de procesos no es solo una necesidad, sino un impulso hacia la excelencia operativa».
¿Listo para dar el primer paso hacia la eficiencia, innovación y la Transformación Digital de sus procesos?
Nuestro equipo está aquí para guiarlos en este camino. ¡Contáctenos!
