Los beneficios de automatizar un proceso y su ROI esperado no son los únicos criterios importantes a la hora de definir una estrategia de implementación. Seleccionar un proceso de manera inadecuada puede llevarnos al desarrollo de un proyecto extenso en su implementación, demasiado complejo, difícil de mantener, y que finalmente podría no cumplir las expectativas deseadas.
Para evitar esto y otras complicaciones, existen una serie de enfoques que pueden ser tomados en cuenta a la hora de seleccionar y priorizar procesos a automatizar. En Backspace, promovemos una automatización de procesos que tenga gran impacto para el negocio, una alta madurez y baja complejidad.
Pasos para seleccionar de manera estratégica los procesos a automatizar
Para seleccionar y priorizar correctamente los procesos a automatizar, recomendamos conformar un grupo de trabajo, integrado por los representantes o líderes de diferentes áreas de la organización y seguir cada uno de los siguientes pasos:
- Generar una lluvia de ideas: El primer paso, es poner sobre la mesa todas las iniciativas que son detectadas a priori y que podrían ser candidatas a automatizar.
- Justificación y selección: Posteriormente, se debe fundamentar la importancia de estos procesos, por qué deben ser considerados y consolidar una lista acotada de no más de 8 iniciativas.
- Análisis de viabilidad: Finalmente, con dicha lista consolidada, se debe realizar un proceso de análisis, respondiendo ciertas preguntas y ponderando la importancia de cada criterio. Esto ayudará a conformar una matriz de evaluación.
Matriz de Evaluación
Al tener las ideas sobre la mesa y con el listado consolidado de procesos candidatos, se debe crear una matriz de evaluación para ponderar los procesos, en una escala del 1 al 5, cada uno de los siguientes tres criterios, que te permitirán obtener respuestas sobre tus iniciativas:
- Impacto en el Negocio.
- Madurez.
- Complejidad.
Esto permitirá tener una escala clara de evaluación, que simplificará el posterior análisis general de las iniciativas y a responder preguntas asociadas a cada criterio, por ejemplo:
- Costos Asociados al Proceso: ¿Cuánto dinero se emplea y/o inverte en el proceso?.
- Misión Crítica: ¿El proceso es de misión crítica para negocio? ¿Es un proceso de estratégico, operativo o de soporte? ¿Su ejecución se detiene, pone en riesgo la operación normal del negocio?.
- Alineación Estratégica: La mejora de este proceso está alineada con los objetivos de este año de la organización.
- Definición del Proceso: ¿Está bien definido el proceso? ¿se pueden documentar fácilmente todos los pasos y escenarios lógicos? ¿Con qué frecuencia cambia el proceso?.
- Datos del Proceso: ¿Los datos de entrada y salida del proceso están estructurados o no estructurados?.
- Personal involucrado: ¿Cuántas áreas y personas están involucradas en el proceso? ¿Que tal fácil es que otras personas puedan realizar el proceso, si las personas que hoy lo realizan no están disponibles?.
- Tamaño del proceso: ¿Cuál es el tamaño del proceso y cuánto tarda su ejecución?.
- Volumen y repetitividad: ¿Cuál es el volumen de transacciones del proceso y nivel de repetitividad de las tareas?.¿Se han identificado excepciones o casos atípicos recurrentes?
- Reglas de negocio: ¿Los sistemas involucrados, interfaces de usuario y reglas lógicas dentro del proceso requieren de un alto conocimiento del proceso, varían caso a caso, o pueden ser estandarizados?.
Veamos un ejemplo en un diagrama de recomendación
Una vez realizada la ponderación de las variables, es posible avanzar con los resultados de la evaluación a través de la elaboración de un diagrama de recomendación, siguiendo la escala de Impacto del Negocio en el eje x, el Nivel de Madurez en el eje y, y la complejidad del proceso como el tamaño del proceso.
En el escenario de ejemplo, lo que estaríamos buscando, son los procesos de mayor impacto, más madurez y menos complejidad, reflejados en el diagrama como los procesos de más arriba a la derecha, y de menor tamaño, por ejemplo, proceso P4 y P3.
La elaboración de este diagrama, facilitará la visualización de los procesos que presentan la mejor relación entre impacto, madurez y complejidad, permitiendo tomar decisiones más informadas y efectivas en la selección de procesos a automatizar.
¿Qué podemos hacer con tecnología RPA?
Podrás crear robots de software o bots que pueden aprender, imitar y luego ejecutar tareas digitales basadas en procesos empresariales como por ejemplo: traspasar información de correo electrónico a planillas excel, copiar números de teléfonos, escanear fotos o documentos y distintas tareas que requieren de ojos y manos precisas para no errar en la digitalización, sin contar las largas horas de extenuante de trabajo. En ese sentido, esta tecnología tiene la capacidad de emular acciones, operar en cualquier aplicación con interfaces de usuario, procesar datos en formatos estructurados y trabajar continuamente 24x 7 ya posee un alto nivel de precisión.
Te acompañamos en la ruta hacia la automatización y transformación digital
En Backspace, te acompañamos en cada etapa de tu transformación digital, te guiamos para que puedas elegir estratégicamente los procesos adecuados, implementa la plataforma idónea, adoptar y capacitar a tus equipos, y crecer de forma sostenible a través de la automatización. Con nuestro enfoque integral, cada paso se convierte en una oportunidad para optimizar tus operaciones y potenciar el impacto en tu negocio. ¡Juntos llevamos tu empresa hacia el futuro de la eficiencia operativa!
