El levantamiento de procesos, es una metodología que se popularizó en las décadas de los 90 como una herramienta para visualizar y comprender procesos internos y cómo estos se relacionan entre sí. Su objetivo principal, junto a la gestión de procesos de negocios (BPM), es identificar oportunidades de mejora, reducir costos, mejorar la eficiencia y aumentar la calidad del servicio o producto final.
A pesar de que gran parte de las personas conoce esto y entiende los beneficios de implementar una estrategia de levantamiento y documentación de procesos. Actualmente, es una práctica que ha perdido fuerza. La razón principal, se debe a un enfoque de corto plazo, que comprende el levantamiento de procesos como una actividad de poca prioridad, o a realizar una única vez, descuidando su seguimiento a largo plazo.
Varios estudios destacan que las organizaciones con una alta implementación de BPM tienen un rendimiento financiero significativamente mejor en términos de ventas, beneficios y rentabilidad en comparación con las empresas con una baja implementación:
- Según un estudio publicado por la ECRTD, las empresas que aplicaron la gestión de procesos experimentaron un aumento promedio del 35% en la rentabilidad, así como una reducción promedio del 25% en los costos operativos.
- Otro estudio publicado por la HBR, concluyó que las organizaciones con una alta implementación de BPM experimentaron un aumento en la rentabilidad del 20%, y una reducción de costos de un 20%.
Estos datos indican que el levantamiento de procesos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también tiene un impacto financiero significativo.
Entonces, ¿cómo se puede implementar una estrategia levantamiento de procesos de manera efectiva? Para comenzar, es importante identificar los procesos clave de la empresa y evaluar su eficiencia y efectividad actuales. Para ello, se pueden realizar talleres colaborativos con los diferentes involucrados, con el objetivo de realizar un análisis a alto nivel, que ayude a priorizar los esfuerzos y recursos futuros. Luego, se pueden planificar actividades de levantamiento y documentación, para las cuales se recomienda contar con el apoyo de un equipo especializado que posea alta experiencia en técnicas de levantamiento, modelado, análisis, rediseño, y sobre todo, trabajo en equipo.
Finalmente, se deben definir métodos de control y seguimiento que permitan analizar el comportamiento de los procesos. Una manera de hacerlo, es automatizando los procesos mediante una plataforma especializada, esto permitirá mejorar el trabajo de las personas, reducir los tiempos asociados a la ejecución del proceso y se obtendrán métricas de manera automática y en tiempo real, con lo cual, se podrán tomar mejores decisiones .
En Backspace, contamos con más de 11 años de experiencia en el levantamiento y automatización de procesos y podemos orientarte en la mejor estrategia para implementar una gestión de procesos de negocio eficiente y duradera.
